Jak rozliczyć najem krótkoterminowy — kompleksowy przewodnik księgowo-podatkowy

W ostatnich latach najem krótkoterminowy zyskał ogromną popularność w Polsce, zwłaszcza w kontekście platform takich jak Airbnb, Booking.com czy inne rozwiązania rezerwacyjne. Z jednej strony jest to atrakcyjna forma zarobku dla właścicieli nieruchomości, z drugiej jednak niesie ze sobą szereg obowiązków podatkowych i formalnych. W tym artykule przedstawiamy pełne kompendium wiedzy, które odpowie krok po kroku na pytanie: jak rozliczyć najem krótkoterminowy zgodnie z aktualnymi przepisami?

Różnica pomiędzy najmem krótkoterminowym a długoterminowym

Kluczową kwestią w rozumieniu obowiązków podatkowych jest rozróżnienie najmu krótkoterminowego od długoterminowego. Definicja ta nie została bezpośrednio wskazana w ustawie, dlatego rozgraniczenie opiera się na orzecznictwie i interpretacjach organów podatkowych.

Najem krótkoterminowy

To udostępnienie nieruchomości na okres krótszy niż 30 dni, często skierowane do turystów. Charakter usługowy, rotacyjność najemców i korzystanie z platform rezerwacyjnych są tutaj kluczowe.

Najem długoterminowy

Charakteryzuje się zawarciem umowy najmu na okres przynajmniej miesiąca, gdzie świadczone są tylko podstawowe usługi takie jak dostęp do mediów, bez dodatkowych świadczeń charakterystycznych dla działalności hotelarskiej.

Formy opodatkowania najmu krótkoterminowego

Właściciele lokali, którzy decydują się na najem krótkoterminowy, mogą rozliczać przychody w jednej z poniższych form. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania ma wpływ na sposób księgowości, wysokość podatku i obowiązki prowadzenia ewidencji.

Najem jako działalność gospodarcza

Gdy najemce cechuje ciągłość, zorganizowany charakter i skala przekraczająca ramy zarządzania majątkiem prywatnym, najem może zostać zakwalifikowany jako działalność gospodarcza.

• Możliwość wyboru opodatkowania na zasadach ogólnych (skala podatkowa: 12% i 32%), podatku liniowego (19%) lub ryczałtu (najczęściej 8,5% do 100 000 zł i 12,5% powyżej tej kwoty).
• Obowiązek zarejestrowania działalności gospodarczej w CEIDG.
• Obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej, a nierzadko także VAT i ZUS.

Najem prywatny – opodatkowanie ryczałtem

Jeśli działalność nie posiada znamion działalności gospodarczej, możliwe jest rozliczenie najmu krótkoterminowego jako najmu prywatnego, przy zastosowaniu ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

• 8,5% dla przychodów do 100 000 zł rocznie, 12,5% dla nadwyżki.
• Brak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu.
• Dochody należy wykazać w deklaracji PIT-28 składanej do końca kwietnia kolejnego roku podatkowego.

Obowiązki ewidencyjno-księgowe w najmie krótkoterminowym

W zależności od formy opodatkowania oraz klasyfikacji działalności, obowiązki w zakresie ewidencji i księgowości mogą się znacząco różnić.

Ryczałt ewidencjonowany

• Prowadzenie ewidencji przychodów.
• Brak możliwości pomniejszenia przychodu o koszty.
• Brak obowiązku prowadzenia pełnej księgowości.

Działalność gospodarcza

• Wybór pomiędzy KPiR (księga przychodów i rozchodów) a pełnymi księgami rachunkowymi.
• Możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodów związanych z eksploatacją, remontami, amortyzacją.
• Obowiązki związane z JPK, deklaracjami VAT, rozliczeniami ZUS.

Kwestia podatku VAT

Podatek VAT w kontekście najmu krótkoterminowego budzi liczne kontrowersje. Zgodnie z interpretacjami organów skarbowych, najem krótkoterminowy może być traktowany jako świadczenie usług podobnych do usług hotelarskich – a więc opodatkowane VAT, nawet jeśli właściciel nie prowadzi formalnie działalności gospodarczej.

Rejestracja do VAT

• Limit 200 000 zł przychodu rocznego uprawnia do zwolnienia podmiotowego z VAT.
• Przekroczenie tego limitu lub świadczenie usług zakwalifikowanych jako hotelarskie (np. sprzątanie, odbiór kluczy, zmiana pościeli) zobowiązuje do rejestracji jako czynny podatnik VAT z odpowiednią stawką (8% lub 23%).

Amortyzacja i koszty uzyskania przychodu

W przypadku rozliczania najmu w formie działalności gospodarczej lub opodatkowania na zasadach ogólnych, jednym z narzędzi optymalizacji podatkowej jest możliwość zaliczania kosztów uzyskania przychodu, w tym amortyzacji nieruchomości.

• Amortyzacja możliwa dla lokali mieszkalnych nabytych do końca 2022 roku – wg stawek 1,5%, 2,5% lub indywidualnie ustalonych.
• Koszty eksploatacyjne: media, remonty, odpisy amortyzacyjne, usługi sprzątające.
• W przypadku ryczałtu amortyzacja nie może zostać zastosowana.

Jak zgłosić najem do urzędu skarbowego?

Właściciele nieruchomości podejmujący się najmu krótkoterminowego obowiązani są do zgłoszenia tej formy działalności – zarówno w kontekście wyboru formy opodatkowania, jak i ewentualnej rejestracji działalności gospodarczej.

• Zgłoszenie wyboru formy ryczałtu: do 20. dnia miesiąca następującego po uzyskaniu pierwszego przychodu (lub do końca roku – przy najmie kontynuowanym).
• Zarejestrowanie działalności gospodarczej: online przez CEIDG lub osobiście w urzędzie miasta/gminy.
• VAT-R – zgłoszenie jako podatnik VAT (jeśli dotyczy).

Najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu najmu krótkoterminowego

• Nieprawidłowe zakwalifikowanie najmu jako prywatny, mimo że spełnia cechy działalności gospodarczej.
• Brak zgłoszenia na VAT mimo oferowania usług hotelarskich.
• Nieprowadzenie ewidencji przychodów lub niedokumentowanie transakcji.
• Nieuwzględnienie kosztów uzyskania przychodu przy rozliczeniu na zasadach ogólnych.

Jak rozliczyć najem krótkoterminowy zgodnie z przepisami?

Aby prawidłowo rozliczyć najem krótkoterminowy w Polsce, w pierwszej kolejności należy dokonać analizy charakteru prowadzonej działalności. Jeżeli wynajem ma znamiona działalności gospodarczej, należy ją zarejestrować w CEIDG oraz wybrać jedną z dostępnych form opodatkowania: skala podatkowa, liniowy lub ryczałt. Dodatkowo, warto rozważyć obowiązek rejestracji do VAT, zwłaszcza w przypadku oferowania usług charakterystycznych dla obiektów noclegowych. W przypadku najmu prywatnego – często wystarczające będzie opodatkowanie ryczałtem (PIT-28), ale należy pamiętać o zgłoszeniu tej formy i prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów. Poprawne rozliczenie najmu krótkoterminowego to nie tylko obowiązek ustawowy, ale również element zabezpieczenia przed ryzykiem kary skarbowej oraz kontroli fiskalnej. Rzetelna dokumentacja, właściwy wybór metod opodatkowania i bieżące śledzenie zmian legislacyjnych to klucz do sukcesu każdego wynajmującego.

Prawidłowe rozliczenie najmu krótkoterminowego wymaga nie tylko znajomości różnych form opodatkowania i zasad ewidencji przychodów, lecz także właściwego prowadzenia księgowości i deklaracji podatkowych, zwłaszcza gdy działalność nabiera cech działalności gospodarczej. Właśnie w takich sytuacjach warto skorzystać z profesjonalnej pomocy — usługi księgowe dla najmu krótkoterminowego oferowane przez Incomeo obejmują kompleksową obsługę księgową oraz podatkową, prowadzenie ewidencji, przygotowywanie deklaracji podatkowych i doradztwo zgodne z aktualnymi przepisami, dzięki czemu możesz skoncentrować się na rozwoju swojej działalności bez ryzyka błędów w rozliczeniach.